En otras palabras consiste poner en práctica una serie de documentos técnicos normativos,
tendientes a controlar, registrar y fichar a todos los colaboradores; sean funcionarios,
técnicos, auxiliares, empleados u obreros; con relación a su situaciónpersonal, social y
laboral, desde que ingresa hasta que termina su vínculo laboral con la empresa, que puede
ser por jubilación, cese, renuncia voluntaria, despido, o por fallecimiento. Estas acciones se
conservan en el “File de Personal”; En las instituciones públicas a estas acción de personal,
se las lleva en la “ficha “escalafonaria”.
Este proceso técnico comienza en forma sistemática, apenas el colaborador ingresa a
laborar, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha o tarjeta pre – elaborada por el área
de desarrollo de recursos humanos. El registro de personal es una función técnica
importante para llevar a cabo la política de personal, se lleva específicamente en el file o
carpeta personal, ficha de personal y, ficha familiar, siendo su finalidad servir de fuente de
información necesaria para determinar la situación actual del colaborador, y para la toma de
decisiones en cuanto a:
a) Promoción o ascenso
b) Conceder becas
c) Otorgar derechos
d) Compensación por tiempo de servicios.
e) Movimiento de rotación, o reubicación
El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos
personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias,
permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada
permanentemente.
Específicamente se trata de controlar y registrar las entradas y salidas del personal, tardanzas, inasistencias, horas extras, permisos vacaciones, licencias entre otros.
Esta funcióncuando no existe la unidad administrativa de recursos humanos en las
empresas, como es el caso de las organizaciones pequeñas, esta función es llevada por la
oficina de contabilidad, a través de un encargado especial, específicamente nos referimos al
encargado de planillas.